EXCEL已成為辦公必備的軟件之一，雖然很多地方大部分還是用Word，在文字方面排版確實Word會容易多一點，但是這個是個人習慣問題。Excel只需要列寬設(shè)置小一點也可以實現(xiàn)文字方面編輯。而且在表格與公式計算、數(shù)據(jù)調(diào)用更強于word。

現(xiàn)在我們就來說一下辦公中excel中基本技能。

一、排版功底

拿到一個出貨單，能夠排出格式，設(shè)置行高、居中、合并等排版的技能。

二、公式的設(shè)置

常見的公式有if，sum，sumif，vlookup等，特別是vlookup是比較難理解，但是兩個表之間數(shù)據(jù)引用是必須要用的。后面還有sumifs等數(shù)組函數(shù)等。

三、功能的應用

能使用透視表（透視圖）、條件匯總、圖表、篩選、共享工作簿、編輯區(qū)域的鎖定

四、VBA的使用

對于透視表建立的數(shù)據(jù)，下一行等于上一行，很多人的都是用公式再轉(zhuǎn)為數(shù)值?；蛘吲袛嘀貜偷臄?shù)據(jù)，都要先排序，再設(shè)置公式，再轉(zhuǎn)為數(shù)值。這樣做的缺點就是，比較繁瑣，會改變數(shù)據(jù)的排序方式或者說要重新恢復回去。如果用VBA寫完后，下次就可以直接調(diào)用。

五、使用Excel的注意事項

文件要定時保存。常見的幾種丟失文件情況：

a、斷電：現(xiàn)在雖然國家已經(jīng)提倡帶電施工，UPS也逐漸退出市場了。但主機不爭氣，突然計算跑累了就藍屏或者CPU停止運轉(zhuǎn)是常有的事。

b、excel突然無反應：這個是excel經(jīng)常的事，微軟的產(chǎn)品就是藍屏發(fā)送給微軟，然后你發(fā)送給他，他會問你是不是正版，不是正版無法提供服務(wù)。所以程序無法反應就意味著無法保存，哪怕等上一小時也要重新構(gòu)思原來的思路。

c、操作大的數(shù)據(jù)無法撤銷：新版的篩選和保存后還能撤銷。經(jīng)典版2003很多的時候就是不可逆的操作。就像掉到地板玻璃碎了，無法Ctrl+Z回到桌子上一樣，所以做好保存或者備份才是正道。原先我的做法是，大批量要改的。先復制一分文件出來。不然保存了就種子文件都沒有了。

六、對于Excel的總結(jié)

excel只能小項目的用，對于大批量數(shù)據(jù)如果用excel會造成的一定的后果

1、經(jīng)常文件損壞：文件的不斷保存會產(chǎn)生碎片，微軟的產(chǎn)品只能說中間水平吧，大的應用用專業(yè)的，比如SQL Server適合中型企業(yè)，更何況是Excecl，日積月累的小問題就變成文件損壞。雖然碎片的處理方式就是把工作表中復制過去新建文件，但隨時損壞是不知道啥時候發(fā)生的。

2、每個月文件格式不一樣，要做一年的匯總的報表。要么是數(shù)據(jù)量過大無法處理，要么是數(shù)據(jù)列不一樣，無法合并的起來。

3、數(shù)據(jù)被篡改：文件不小心動了一下。數(shù)據(jù)被失誤修改了，或者其他職員改了數(shù)據(jù)然后沒有人知道被改了。一錯就是錯幾個月，而且還是不斷的反復錯。

七、 Excel VBA

     在下一個章節(jié)開始講VBA的使用與入門，雖然Excel不能成為一個好的管理系統(tǒng)，但對于使用模具管理系統(tǒng)中項目管理、報工管理等。Excel成為導入導出數(shù)據(jù)、報表的深度處理成為快捷的傳輸文件方式。VBA會成為其中數(shù)據(jù)處理的主要手段。